Donner à un autre utilisateur l’accès à OneDrive

En cas de résiliation

Lorsqu'un employé est licencié, vous pouvez configurer votre flux de travail Hire2Retire pour permettre à un autre utilisateur d'accéder au OneDrive de l'employé licencié. OneDrive, la solution de stockage cloud robuste de Microsoft, offre une intégration parfaite avec la suite Office 365, garantissant que les fichiers et les documents sont toujours accessibles, sécurisés et faciles à partager. Lorsqu'un employé est licencié, il est essentiel de maintenir la continuité et de préserver l'accès aux fichiers importants qu'il gérait. L'octroi de l'accès à un autre utilisateur est une étape essentielle de ce processus. En réattribuant l'accès à un superviseur ou à un collègue, les organisations peuvent s'assurer que les projets en cours ne sont pas perturbés, que des informations précieuses ne sont pas perdues et que la transition se déroule sans heurts. Cette mesure proactive favorise un transfert de connaissances efficace, minimise les temps d'arrêt et contribue à maintenir le flux opérationnel, soulignant le rôle essentiel de OneDrive dans la gestion et la sécurité des données organisationnelles.

Autoriser un ou plusieurs autres utilisateurs à accéder à OneDrive

Lors de la configuration de la terminaison sur le flux de travail Hire2Retire, vous pouvez cocher la case Give another user(s) access to OneDrive pour utiliser cette fonctionnalité.

Figure 1. Autoriser un autre utilisateur à accéder à OneDrive

Configuration pour autoriser un autre utilisateur à accéder à OneDrive

1. De : permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails d'accès à OneDrive en utilisant leur propre adresse e-mail. Les utilisateurs peuvent configurer les connexions de messagerie dans l'application, et ces connexions peuvent être partagées entre les flux de travail. Par défaut, l'e-mail est envoyé depuis « hire2retire@robomq.io ».
2. Définissez la politique de partage de OneDrive en fonction des attributs des employés - Sur la base des conditions fournies, seul le OneDrive d'un employé sélectif sera partagé.
3. Liste des utilisateurs à partager avec - Liste des adresses e-mail des utilisateurs séparées par des virgules qui seront autorisées à accéder au OneDrive de l'employé.
4. Partager OneDrive avec le responsable - Sélectionnez cette option pour partager le OneDrive de l'employé avec son responsable.

En congé

Lorsqu'un employé est en congé, vous pouvez configurer votre flux de travail Hire2Retire pour accorder temporairement à son responsable ou à d'autres personnes désignées l'accès aux fichiers OneDrive de l'employé. OneDrive, la plateforme de stockage basée sur le cloud de Microsoft, joue un rôle clé pour garantir une collaboration et un partage de fichiers fluides au sein des organisations. Pendant l'absence d'un employé, il est souvent nécessaire que son responsable ou ses collègues aient accès à des fichiers importants pour assurer la continuité des projets et des opérations en cours. Une fois que l'employé revient de son congé, l'accès à OneDrive est automatiquement révoqué, ce qui garantit que seul le propriétaire d'origine conserve le contrôle. Cette approche d'accès temporaire améliore la collaboration, réduit les délais et garantit la continuité des activités pendant les absences des employés.

Autoriser un ou plusieurs autres utilisateurs à accéder à OneDrive

Remarque : Cette fonctionnalité n'est disponible que si un attribut d'extension est sélectionné dans la section Choose an extension attribute to track lifecycle state changes de la page de carte de profil HR to AD/Entra ID.

Figure 2. Attribut d'extension permettant de suivre les changements d'état du cycle de vie

Lors de la configuration d'un scénario de congé dans le flux de travail Hire2Retire, vous pouvez cocher la case Permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à OneDrive pour activer cette fonctionnalité. Cette fonctionnalité peut être configurée pour les quatre types de congés : Long-Term Leave, FMLA, Legal, Security and Discipline.

Figure 3. Autoriser un ou plusieurs autres utilisateurs à accéder à OneDrive en congé

Configuration pour autoriser un autre utilisateur à accéder à OneDrive

1. Sélectionnez l'adresse e-mail à partir de laquelle envoyer le lien OneDrive - Cela permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails d'accès à OneDrive en utilisant leur propre adresse e-mail. Les utilisateurs peuvent configurer les connexions de messagerie dans l'application, et ces connexions peuvent être partagées entre les flux de travail. Par défaut, l'e-mail est envoyé depuis « hire2retire@robomq.io ».
2. Définir la politique de partage de OneDrive - Sur la base des conditions fournies, seul le OneDrive d'un employé sélectif sera partagé.
3. Liste des utilisateurs à partager avec - Liste des adresses e-mail des utilisateurs séparées par des virgules qui seront autorisées à accéder au OneDrive de l'employé.
4. Partager OneDrive avec le responsable - Sélectionnez cette option pour partager le OneDrive de l'employé avec son responsable.